Aktenführung und Archivierung sollen gesetzlich verankert werden
Der Regierungsrat legt dem Grossen Rat eine Botschaft und den Entwurf zum Gesetz über Aktenführung und Archivierung vor. Denn bis heute gibt es im Kanton Thurgau kein Archivgesetz, die Grundlage für die Archivierung bilden immer noch ein Reglement über das Staatsarchiv (1988) und eine Verordnung über die Gemeindearchive aus dem Jahr 1948, die 1993 letztmals angepasst wurde. Nach der Modernisierung des Staatsarchivs sollen nun auch die Rechtsgrundlagen für Aktenführung und Archivierung bei Kanton und Gemeinden den Erfordernissen des digitalen Zeitalters angepasst werden.
Die digitalen Arbeitsmittel verändern auch die Funktionsweise von Verwaltungen grundlegend. Daher legt der Regierungsrat des Kantons Thurgau dem Grossen Rat einen Gesetzesentwurf vor, der durchgängig die Tatsache berücksichtigt, dass die öffentlichen Verwaltungen sich heute mitten auf dem Weg vom Papierzeitalter ins elektronische Zeitalter befinden und die Langzeitarchivierung deshalb vor ganz anderen Herausforderungen steht als noch vor kurzem. Mit einem Gesetz über Aktenführung und Archivierung wird der gesamte Lebenszyklus von Unterlagen erfasst.
Die bisherigen Rechtsgrundlagen sind sowohl in Bezug auf die Bildung von Archivgut als auch in Bezug auf die Vermittlung von Archivgut ungenügend. Auf der einen Seite geht es darum zu erreichen, dass aus einer Fülle von Informationen eine konzise archivische Überlieferung zustande kommt, die den langfristigen Bedürfnissen der Öffentlichkeit entspricht. Auf der anderen Seite muss sichergestellt werden, dass das Archivgut der Öffentlichkeit zugänglich ist, ohne dass andere Rechtsgüter verletzt werden. Durchgängig gilt es, zwischen dem Recht auf Information und den Erfordernissen des Datenschutzes auszumitteln. Der Gesetzesentwurf schlägt für beide Seiten Grundsätze und Verfahrensweisen vor, die sich auf der kantonalen Ebene bereits bewährt haben und auch für die Gemeinden umsetzbar sind. Er fokussiert auf den Kanton und die Gemeinden, aber auch auf Dritte, die einen öffentlichen Auftrag erfüllen.
So gilt das Archivgesetz für den Kanton und die Gemeinden, es betrifft aber auch öffentlich-rechtliche Anstalten, Betriebe oder Private mit öffentlichen Aufgaben. Einen ersten Entwurf hat der Regierungsrat im November 2018 in eine externe Vernehmlassung gegeben. Insgesamt gingen 59 Stellungnahmen ein. Der Erlass des Archivgesetzes wurde einhellig begrüsst. Unterschiedlich waren indes die Meinungen darüber, in wie weit die Aktenführung miteinbezogen werden solle. Insbesondere die Gemeinden haben verlangt, dass ihre Autonomie und das Subsidiaritätsprinzip zu respektieren sei und dem Staatsarchiv keine zu starke Vorrangstellung eingeräumt werden soll. Das Staatsarchiv bleibt in Absprache mit der betroffenen Behörde indes eine wichtige Instanz für die archivische Bewertung sämtlicher Dokumente.
Botschaft zum Gesetz über Aktenführung und Archivierung [pdf, 2.1 MB]